[XX软件公司] 档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的 为规范公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保公司各类档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理水平，为公司经营、决策、研发和维权提供有效的信息支持，特制定本制度。
第二条 定义 本制度所称“档案”，是指公司在研发、生产、销售、管理、财务、人力资源等各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括：
- 研发档案：需求文档、设计文档、源代码、测试报告、技术方案、版本记录、项目总结等。
- 项目档案：项目计划、会议纪要、合同、用户手册、验收报告等。
- 合同档案：与客户、供应商、合作伙伴签订的各类业务合同、协议、订单等。
- 管理档案：公司章程、股东会/董事会决议、公司内部管理制度、会议纪要、工作报告等。
- 人力资源档案：员工劳动合同、录用资料、绩效考核、奖惩记录、培训记录等。
- 财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务文件等。
- 客户档案：客户信息、沟通记录、服务历史、反馈意见等。
- 其他重要档案：公司资质证书、知识产权证书（专利、软著等）、重要影像资料等。
第三条 适用范围 本制度适用于公司所有部门和全体员工，在档案管理活动中均须遵守。
第四条 管理原则
- 集中统一管理原则：公司档案由行政部（或指定的档案管理部门）统一管理，各部门负责本部门档案的初步整理和移交。
- 完整准确原则：确保档案内容真实、齐全，手续完备。
- 安全保密原则：建立严格的保密制度，确保档案实体和信息的安全，防止泄密、丢失和损坏。
- 便于利用原则：科学分类，规范编目，建立高效的检索体系，为公司各部门提供便捷的档案服务。
第二章 组织与职责
第五条 管理部门 公司档案管理部门为行政部（或综合管理部），其主要职责是：
- 贯彻执行国家及公司关于档案工作的法律法规和制度。
- 负责公司档案的接收、分类、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。
- 制定和完善公司档案管理相关细则和标准。
- 指导和监督各部门的档案管理工作。
- 负责档案库房的建设、维护和安全保卫工作。
- 负责过期档案的鉴定和销毁工作。
第六条 各部门职责
- 指定专人：各部门应指定一名兼职档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。
- 及时归档：负责本部门在活动中形成的各类文件材料的及时收集、整理，并在规定时间内向档案管理部门移交。
- 保证质量：确保归档文件材料齐全、准确、清晰，符合归档要求。
- 借阅配合：配合档案管理部门做好档案的借阅、利用工作。
第七条 全体员工职责
- 遵守本制度,有保护公司档案的义务。
- 在工作中形成的具有保存价值的文件材料,应及时整理并按规定移交。
- 严格按照规定借阅和使用档案,不得擅自复制、涂改、勾画、抽取、撤换和销毁档案材料。
第三章 档案的归档与移交
第八条 归档范围与时间
- 研发项目档案：项目结束后15个工作日内，由项目经理负责整理，向档案管理部门移交。
- 合同档案：合同签订后3个工作日内，由业务部门或法务部门将合同正本及附件移交档案管理部门。
- 日常管理文件：各部门于次年第一个月内，将上一年度的各类文件材料整理后移交。
- 其他文件：具有保存价值的其他文件材料，在办理完毕后的3个工作日内移交。
第九条 归档要求
- 材料齐全：必须完整地反映该项工作的全过程，不得遗漏。
- 手续完备：审批、签字、盖章等手续必须齐全。
- 格式规范：使用公司统一的文件模板，字迹清晰、图表整洁。
- 电子归档：电子文件应使用公司指定的存储系统（如Git仓库、文档管理系统、NAS等）进行存储，并确保与纸质文件（如有）保持一致。
- 一式多份：对于需要长期保存的重要文件，应移交原件，如需保留副本，由档案管理部门确认。
第十条 移交程序
- 整理组卷：移交部门对文件材料进行分类、排序、编页、填写卷内目录和备考表。
- 填写移交清单：填写《档案移交清单》，详细列明移交档案的名称、数量、日期、密级等信息。
- 双方交接：移交部门与档案管理部门共同核对清单，确认无误后，双方在移交清单上签字盖章，各执一份。
- 上架保管：档案管理部门接收后，对档案进行分类、上架、编目，并录入档案管理系统。
第四章 档案的保管与保护
第十一条 档案保管
- 实体保管：
- 档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁等要求。
- 档案柜应统一编号,档案存放有序，并建立库房温湿度记录。
- 定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。
- 电子档案保管：
- 电子档案应存储在安全、可靠的服务器或存储设备上。
- 实行定期备份制度（如每日增量备份、每周全量备份），并确保备份数据的安全。
- 对重要的源代码、设计文档等核心资产，应考虑异地备份或灾备方案。
第十二条 档案保护
- 严禁在档案文件上涂改、勾画、抽取、撤换和添加。
- 严禁在档案库房内吸烟、使用明火。
- 严禁携带易燃、易爆、腐蚀性物品进入档案库房。
- 对于磁性载体（如硬盘、磁带）的档案，应定期进行数据读取和有效性检查，防止信息丢失。
第五章 档案的利用与借阅
第十三条 利用原则 档案的利用应在保守公司秘密和不侵犯知识产权的前提下，为公司经营和发展服务。
第十四条 借阅权限
- 普通档案：公司员工因工作需要，可查阅本部门或相关部门的普通档案。
- 机密档案：查阅机密及以上级别的档案，须经本部门负责人批准。
- 绝密档案：查阅绝密档案（如核心技术、重大并购合同等），须经公司分管领导或总经理批准。
第十五条 借阅程序
- 借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限，并经相应权限的领导审批。
- 档案管理员核对申请表和借阅人身份,办理借阅手续。
- 档案原则上应在档案管理部门指定的阅览室查阅,如需借出，须经更高层级领导批准，并限期归还。
- 借阅人应爱护档案,不得涂改、勾画、抽取、撕毁、污损，借阅的档案不得转借、复制、传播（除非经批准）。
第十六条 借阅期限与归还
- 普通档案借阅期限一般不超过3个工作日,机密档案不超过1个工作日，绝密档案原则上不借出，只能在阅览室查阅。
- 借阅期满,应立即归还，如需续借，应重新办理手续。
- 归还时,档案管理员应检查档案的完整性，确认无误后，办理注销手续。
第六章 档案的鉴定与销毁
第十七条 鉴定工作 档案管理部门会同相关部门，定期对已到保管期限的档案进行鉴定，对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，按规定程序进行销毁。
第十八条 销毁程序
- 编制销毁清册：档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明拟销毁档案的名称、数量、鉴定意见、日期等。
- 审批：《档案销毁清册》须经公司分管领导或总经理审批。
- 监销：销毁档案时，由档案管理部门和相关部门派员共同监销，确保销毁过程彻底、安全。
- 记录：销毁后，监销人员在《档案销毁清册》上签字，并将清册永久保存。
第十九条 禁止销毁 在保管期限内或未办结的档案，以及涉及公司核心利益、法律纠纷的档案，一律不得销毁。
第七章 责任与奖惩
第二十条 奖励 对在档案管理工作中做出突出贡献的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。
第二十一条 处罚 对违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予以下处罚：
- 轻微违规：未按规定及时归档、整理不规范等，对相关部门或个人进行口头警告，并责令限期整改。
- 一般违规：擅自复制、涂改档案，或造成档案轻微损坏、丢失的，给予通报批评，并酌情进行经济处罚。
- 严重违规：故意泄露公司机密档案，或造成重大档案损毁、丢失，给公司造成重大损失的，将依据《劳动合同法》及公司相关规定，给予降职、降薪、直至解除劳动合同的处分，情节严重者将追究其法律责任。
第八章 附则
第二十二条 制度解释 本制度由公司行政部负责解释。
第二十三条 制度生效 本制度自发布之日起正式施行，原有相关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
附件：
- 《档案分类与保管期限表》
- 《档案移交清单》
- 《档案借阅申请表》
- 《档案销毁清册》
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